Die kaufmännischen Geschäftsvorgänge und die Vermögensveränderungen werden in der Buchführung (Teilgebiet des 10.00 Rechnungswesens ) anhand von Belegen fortlaufend aufgezeichnet und dokumentiert. Neben der Übersichtsfunktion für das Geschäft selbst stellen die Ergebnisse der Buchführung zumeist auch die Besteuerungsgrundlage dar. Gesetzlich geregelt in §§ 238ff. HGB und §§ 140ff. AO.

Die Buchführung ist zugleich Vorstufe und elementare Voraussetzung für das Managementinstrument Controlling ( 11.00 Controlling ). Jeder Kaufmann ( 07.02 Kaufmannseigenschaft ) ist verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen. Im Grundsatz wird darunter verstanden, dass die Eintragungen nach Form und Inhalt vollständig, fortlaufend und richtig durchgeführt werden, sodass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorgänge verschaffen kann.

In der Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle auf Konten gebucht. Um die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu machen, woran z. B. das Finanzamt ( 04.05 Finanzamt ), Kreditinstitute oder Investoren interessiert sind, existieren so genannte Kontenrahmen. Alle geschäftswirksamen Vorgänge müssen auf Konten verbucht werden. Die Konten, die Sie konkret für Ihr Unternehmen benötigen, ergeben den Kontenplan, der aus dem Kontenrahmen abgeleitet wird.

Hier ist es von Bedeutung, ob Sie eine einfache oder doppelte Buchführung vornehmen:

Die Buchungen erfolgen im Soll oder im Haben. Im Soll werden die Belastungen und im Haben Gutschriften gebucht. Die Basis bilden Belege in Form von Rechnungen, Kontoauszügen usw.

Belegverwaltung

Die Grundlage für die Kostenrechnung bilden Belege, die zeigen, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind und um welche Kostenart und um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt.

Bei der Belegverwaltung gilt der Rat der Steuerberater: keine Buchung ohne Belege . Sammeln Sie auch alle Belege, die im Vorfeld Ihrer Existenzgründung ( 06.00 Formen der Existenzgründung ) angefallen sind. Diese können Sie ohne weiteres in der Eröffnungsbilanz einbringen. Es empfiehlt sich, die Belege in ein kontinuierliches und überschaubares Ordnungsschema einzubinden, wie z. B. das Einkleben auf einen DIN-A4-Bogen, der dann in einem Ordner abgelegt wird.