Lexikon der Unternehmensführung - Organisation

Aufgabenanalyse


Eine Grundanforderung an die Organisationstätigkeit ist die Aufgabenanalyse ( Aufgabe ). Der Betriebszweck wird dabei planerisch in verschiedene Teilaufgaben zerlegt. Diese Aufgaben werden daraufhin untersucht, welche Anforderungen für ihre Erledigung gestellt werden müssen ( Stellenbildung ) und wie sie am effizientesten bewältigt werden können.
Dazu haben sich zwei Fragestellungen bewährt ("Und-Oder-Regel"):
  • Welche einzelnen Teilaufgaben müssen erledigt werden, um die gesamte Aufgabe zu bewältigen?
  • Welche verschiedenen Arten und Weisen der Erledigung der Aufgabe kommen in Frage?
Beispiel: Aufgabenanalyse der Teilaufgabe "Sekretariat"
Verrichtung Führung des Sekretariats
Objekt: Korrespondenz, Post und Telefonannahme, Büroorganisation
Zeit, Ort: 8 - 17.00, Sekretariat
Arbeitsmittel: PC, Büroeinrichtung
Einzelne Teilaufgaben: Erledigung der Korrespondenz nach Diktat
Wiedervorlagemappe verwalten
Ablage organisieren
Annahme und Verteilung eingehender Telefonate
Posteingang und -ausgang
Bestandsführung und Einkauf Büromaterial
Organisation der Geschäftsreisen
Alternativen: Erledigung durch berufserfahrene Vollzeitkraft
Problem: Bereitschaftszeit 9 Stunden
Job-Sharing für zwei berufserfahrene Teilzeitkräfte
Problem: Koordination der Aufgabenteilung
Teilaufgaben sind z.B. Beschaffung, Produktion und Absatz eines Produktes usw. ( funktionale Organisation ).
Bei der Art und Weise der Erledigung wird z.B. im Produktionsbereich zwischen den Fertigungstypen Fließfertigung , Gruppenarbeit , Werkstattfertigung und Baustellenfertigung unterschieden.
Die Zerlegung in Teilaufgaben kann sich nicht nur hauptsächlich an der Verrichtung oder Tätigkeit (z.B.  Schreiben von Briefen) orientieren, sondern auch an dem Gegenstand oder Objekt (z.B.  Brief , der - von verschiedenen Personen - entworfen, diktiert, geschrieben, kuvertiert und frankiert wird).
Außerdem lassen sich Aufgaben nach ihrem Rang ( Entscheidung , Leitung oder Ausführung), Zweck (z.B. direkt zweckbezogene Tätigkeiten, z.B. Kundendienst, und indirekt zweckbezogene Verwaltungstätigkeiten) oder nach den Phasen ihrer Erledigung untersuchen.
Die Ergebnisse der Aufgabenanalyse können in einer Stellenbeschreibung festgehalten werden und als Grundlage für die Stellenbesetzung ( Stelle ) dienen.
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