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R 39.1 LStR 2008
R 39.1 Verfahren bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte

Grundlagen und Abschluss des allgemeinen Ausstellungsverfahrens

(1)

Die Gemeinde hat die Lohnsteuerkarten auf Grund ihrer melderechtlichen Unterlagen, z. B. Melderegister oder Einwohnerkartei, auszustellen. In der Anschrift des Arbeitnehmers muss der Familienname eindeutig erkennbar sein; ist der Familienname zuerst angegeben, wird er durch ein Komma von dem/den Vornamen getrennt. Die Eintragung eines Künstlernamens ist möglich, sofern er in den melderechtlichen Unterlagen enthalten ist. Die Lohnsteuerkarten sind nach der Ausstellung den Arbeitnehmern zu übermitteln. Die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten ist so durchzuführen, dass sich die Lohnsteuerkarten spätestens am 31. Oktober im Besitz der Arbeitnehmer befinden. Der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte ist auf der Lohnsteuerkarte zu vermerken.

Antrag auf Änderung

(2)

Ein einmal gestellter Antrag auf Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse oder Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre solange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird.

Bescheinigung von Kindern

(3)

Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, darf die Gemeinde nur berücksichtigen,
  1. 1.
    wenn ihr für dieses Kind eine steuerliche Lebensbescheinigung (> R 39.2 Abs. 6 ) vorgelegen hat, die nicht älter als drei Jahre ist, oder
  2. 2.
    wenn der Gemeinde durch das Finanzamt die Berücksichtigung dieses Kindes für das vorangegangene oder das davor liegende Kalenderjahr nach > R 39.2 Abs. 10 Nr. 1 angezeigt worden ist oder
  3. 3.
    wenn das Kind in den letzten zwei Jahren vor dem Beginn des Kalenderjahres aus der inländischen Wohnung eines Elternteils in die inländische Wohnung des anderen Elternteils umgezogen ist und der Gemeinde eine Rückmeldung vorgelegen hat.
Soweit die Gemeinde keine Kinderfreibeträge einzutragen hat, sind zwei Striche "- -" anzubringen.

Bescheinigung der Religionsgemeinschaft

(4)

Aus den Angaben auf der Lohnsteuerkarte müssen die Religionsgemeinschaften erkennbar sein, die die Erhebung der Kirchensteuer den Finanzbehörden übertragen haben und die Anspruch auf die im Einzelfall einzubehaltende Kirchensteuer haben. Es sind die folgenden Abkürzungen zu verwenden:
ev = evangelisch (protestantisch),
rk = römisch-katholisch,
ak = altkatholisch.
Die für die Finanzverwaltung zuständigen obersten Landesbehörden sowie die vorgesetzte Behörde können weitere Abkürzungen zulassen. Ist keine Kirchensteuer einzubehalten, sind zwei Striche "- -" einzutragen. Bei nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten, die beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, ist das Kirchensteuermerkmal für den Ehegatten nur bei konfessionsverschiedenen Eheleuten anzugeben; bei konfessionsgleichen und bei glaubensverschiedenen Eheleuten ist das Kirchensteuermerkmal für den Ehegatten nicht zu bescheinigen.

Eintragung des Gemeindeschlüssels und der Nummer des Finanzamts

(5)

Auf der Lohnsteuerkarte ist neben der Gemeinde auch ihr amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) und außer der Bezeichnung des Finanzamts auch dessen vierstellige Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel anzugeben.

Eintragung der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene

(6)

Für die Eintragung der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene sind den Gemeinden von dem zuständigen Finanzamt die betreffenden Arbeitnehmer und die erforderlichen Merkmale mitzuteilen. Bei der Eintragung sind geeignete Vorkehrungen gegen unbefugte Änderungen zu treffen und sowohl die Gemeinde als auch das Datum der Eintragung anzugeben; eine Unterschrift ist entbehrlich, wenn die Eintragungen maschinell vorgenommen werden.

Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit den Steuerklassen V und VI

(7)

Auf Lohnsteuerkarten, auf denen die Steuerklasse V oder VI bescheinigt wird, ist die Zahl der Kinderfreibeträge nicht anzugeben; dagegen ist die Religionsgemeinschaft zu bezeichnen. Im Übrigen kann die Gemeinde bereits im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V oder VI ausstellen, wenn für den Arbeitnehmer auch im Vorjahr eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V oder VI ausgestellt worden ist.

Ausstellung von Lohnsteuerkarten für Gefangene und Haftentlassene

(8)

Wenn ein Gefangener oder Haftentlassener, der unter der Anschrift der Justizvollzugsanstalt (JVA) gemeldet ist, vermeiden will, dass seine Lohnsteuerkarte die Anschrift der JVA enthält, kann er auf die Ausstellung der Lohnsteuerkarte im allgemeinen Ausstellungsverfahren verzichten. Beantragt er nach der Haftentlassung eine Lohnsteuerkarte, ist deren nachträgliche Ausstellung, für die nach wie vor die Gemeinde örtlich zuständig ist, in deren Bezirk sich die JVA befindet, mit der Anmeldung bei der ersten Wohnsitzgemeinde nach der Haftentlassung in der Weise zu verbinden, dass die neue Meldeadresse eingetragen wird.

Verpflichtung der Gemeinde und des Arbeitnehmers

(9)

Die Gemeinde hat den Abschluss der Übermittlung der Lohnsteuerkarten öffentlich bekannt zu machen mit der Aufforderung, die Ausstellung etwa fehlender Lohnsteuerkarten zu beantragen. Der Arbeitnehmer hat vor Beginn des Kalenderjahres oder vor Beginn eines Dienstverhältnisses bei der zuständigen Gemeinde die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte zu beantragen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte nicht im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens zugegangen ist. Die Gemeinde hat einen mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehenen schriftlichen Bescheid zu erteilen, wenn dem Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung der Lohnsteuerkarte nicht entsprochen wird (> § 39 Abs. 6 Satz 1 EStG ).

Verzeichnis der ausgestellten Lohnsteuerkarten

(10)

Die Gemeinde hat über die von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarten in geeigneter Form ein Verzeichnis zu führen, in das der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte und die auf der Lohnsteuerkarte vorgenommenen Eintragungen enthalten sein müssen. Das Verzeichnis ist dem örtlich zuständigen Finanzamt auf Verlangen vorzulegen.

Sicherheitsmaßnahmen

(11)

Aus Sicherheitsgründen sind alle Lohnsteuerkarten, die nicht mit elektronischen Datenverarbeitungsanlagen, Lochkartenanlagen oder Adressiermaschinen ausgestellt werden, mit dem Dienstsiegel der ausstellenden Gemeinde und einer Unterschrift zu versehen; der Eindruck eines Dienstsiegels und einer faksimilierten Unterschrift auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig. Für die Aufbewahrung der Lohnsteuerkartenvordrucke haben die Gemeinden besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Ein Restbestand an Lohnsteuerkartenvordrucken ist unverzüglich nach Ablauf des Jahres, für das die Lohnsteuerkarten gelten, zu vernichten.
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