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Abschnitt 22.1. UStAE
Ordnungsgrundsätze

(1) Die allgemeinen Vorschriften über das Führen von Büchern und Aufzeichnungen der §§ 140 bis 148 AO gelten in Übereinstimmung mit § 63 Abs. 1 UStDV auch für die Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke. Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Geltungsbereich des UStG zu führen (vgl. § 146 Abs. 2 Satz 1 AO , § 14b UStG und Abschnitt 14b.1 Abs. 8 ff. ); abweichend können elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen unter den Voraussetzungen des § 146 Abs. 2a und Abs. 2b AO im Ausland geführt und aufbewahrt werden. Sie sind mit den zugehörigen Belegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ( § 147 Abs. 3 AO , § 14b UStG ) geordnet aufzubewahren. Für auf Thermopapier erstellte Belege gilt Abschnitt 14b.1 Abs. 6 entsprechend. Das Finanzamt kann jederzeit verlangen, dass der Unternehmer die Unterlagen vorlegt. Zur Führung der Aufzeichnungen bei Betriebsstätten und Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs des UStG vgl. § 146 Abs. 2 Sätze 2 ff. AO .
(2) Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger - z. B. Mikrofilm - oder auf anderen Datenträgern - z. B. Magnetband, Magnetplatte oder Diskette - aufbewahrt werden (vgl. § 147 Abs. 2 AO ). Das bei der Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984, BStBl I S. 155, und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS -" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl I S. 738, entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden. Diese Aufbewahrungsformen bedürfen keiner besonderen Genehmigung. Für das Lesbarmachen der nicht im Original aufbewahrten Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen ist § 147 Abs. 5 AO zu beachten. Zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vgl. die BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl I S. 415 und, vom 14. 9. 2012, BStBl I S. 930.
(3) Die Mikroverfilmung kann auch auf zollamtliche Belege - z. B. Quittungen über die Entrichtung von Einfuhrumsatzsteuer - angewandt werden. Mikrofilmaufnahmen der Belege über Einfuhrumsatzsteuer bzw. Mikrokopien dieser Belege sind als ausreichender Nachweis für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG anzuerkennen. Dies gilt auch für die Anerkennung von mikroverfilmten Zollbelegen zur Ausstellung von Ersatzbelegen oder zur Aufteilung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs, wenn die vollständige oder teilweise Ungültigkeit des Originalbelegs auf der Mikrofilmaufnahme bzw. der Mikrokopie erkennbar ist.
(4) Die am Schluss eines Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnenden Beträge ( § 63 Abs. 2 UStDV ) müssen auch für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zusammengerechnet werden.
(5) In den Fällen des § 13a Abs. 1 Nr. 2 und 5 , § 13b Abs. 5 und des § 14c Abs. 2 UStG gilt die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Abs. 1 Satz 2 UStG). Insoweit sind die Entgelte, Teilentgelte und die nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldeten Steuerbeträge am Schluss eines jeden Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnen ( § 63 Abs. 2 Satz 1 UStDV ).
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