Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Ausgaben (Geld- und Sachleistungen), die durch den Betrieb veranlasst sind. Diese Definition gilt auch im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG . Eine Nachholung eines unterbliebenen Betriebsausgabenabzugs ist bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG nicht möglich (BFH, 30.06.2005 - IV R 20/04).

§ 12 Nr. 1 Satz 1 EStG stellt klar, dass Aufwendungen für den Haushalt des Steuerpflichtigen (Wohnung, bürgerliche Kleidung, Ernährung etc.) und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen weder bei den einzelnen Einkunftsarten noch vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden dürfen. Hiervon sind jedoch durch die Vorschriften über die Sonderausgaben und die der außergewöhnlichen Belastungen Ausnahmen zugelassen.

Bei den in § 12 Nr. 1 Satz 1 EStG genannten Aufwendungen ist zu prüfen, ob nicht ausnahmsweise doch ein Zusammenhang mit steuerpflichtigen (Betriebs-) Einnahmen anzunehmen ist und damit Betriebsausgaben oder Werbungskosten anzuerkennen sind.

§ 12 Nr. 1 Satz 2 EStG enthält ein Aufteilungs-
und
Abzugsverbot für solche Aufwendungen, die sowohl durch die Lebensführung als auch beruflich (betrieblich) veranlasst sind (sog. gemischte Aufwendungen). Dieses grundsätzliche Aufteilungs- und Abzugsverbot hat zur Folge, dass auch der (nicht genau bestimmbare) betriebliche/ berufliche Anteil nicht abziehbar ist. Es handelt sich insoweit um eine gesetzliche Typisierung. § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG hat im Gegensatz zum S. 1 rechtsbegründende Wirkung.

Das Aufteilungs- und Abzugsverbot dient der steuerlichen Gerechtigkeit; es soll verhindert werden, dass Bürger durch eine mehr oder weniger zufällige oder bewusst herbeigeführte Verbindung von beruflichen und privaten Erwägungen Aufwendungen für die Lebensführung nur deshalb zum Teil in den einkommensteuerlich relevanten Bereich verlagern können, weil sei einen entsprechenden Beruf haben. Greift das Aufteilungs- und Abzugsverbot, so ist allerdings die Abzugsmöglichkeit als Sonderausgabe bzw. außergewöhnliche Belastung zu prüfen (vgl. Einleitungssatz von § 12 EStG ).

Vornehmlich werden typische Repräsentationsaufwendungen vom Aufteilungs- und Abzugsverbot erfasst, z.B. Einladungen zu Feiern, sonstigen gesellschaftlichen und sportlichen Veranstaltungen, zur Jagdausübung, der Besuch von Theatern usw.

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, Berufskollegen oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, die aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignissen (Geburtstag, Beförderung, Amtseinführung oder Verabschiedung) entstehen, unterliegen grundsätzlich ebenfalls als sog. "Repräsentationsaufwendungen" dem Abzugsverbot. Die Rechtsprechung lässt jedoch inzwischen z.B. die Aufwendungen für eine Feier anlässlich der Beendigung eines Dienstverhältnisses zum Abzug zu.

In einem Fall der untergeordneten privaten Mitveranlassung sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar.

Ist eine klare und einwandfreie Trennung möglich bzw. kann z.B. nach einem zeitlichen Kriterium der Aufwand zugeordnet werden, so ist nur der berufliche Anteil der Aufwendungen als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar. Der Privatanteil bleibt nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbar.

Bei einem Telefonanschluss, der sowohl betrieblich/beruflich als auch privat genutzt wird, können neben den Gesprächsgebühren auch die Telefongrundgebühren entsprechend dem (ggf. geschätzten) Verhältnis der betrieblich/beruflich und der privat geführten Gespräche aufgeteilt werden; der betriebliche/berufliche Anteil ist als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar.

Verpflegungsmehraufwendungen (z.B. auf einer Dienstreise bzw. anlässlich einer doppelten Haushaltsführung ) sind mit dem beruflich bedingten Mehraufwand als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Verpflegungsmehraufwand wird durch die in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG enthaltenen Pauschalbeiträge typisierend festgelegt.

Der Werbungskostenabzug von Auslandsübernachtungskosten mit den durch das BMF festgelegten Auslandsübernachtungspauschalen ist ausgeschlossen ( R 9.7 Abs. 2 LStR 2008 ). Entsprechendes - nur Einzelnachweis - gilt durch den Verweis in R 4.12 Abs. 2 EStR 2005 auch für den Betriebsausgabenabzug.

Nimmt ein Unternehmer an offiziellen Delegationsreisen von Regierungsmitgliedern und am World Economic Forum teil, so können die dafür anfallenden Reisekosten als Betriebsausgaben abziehbar sein. Dies hat der BFH mit Urteil vom 09.03.2010 - VIII R 32/07 entschieden.

Wird ein zum Betriebsvermögen gehörender PKW auch für Privatfahrten genutzt, so dürfen die Aufwendungen einschließlich der anteiligen AfA, die durch die private Nutzung enstehen, nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden ( Nutzungsentnahme ). Die Bewertung der Nutzungsentnahme erfolgt - mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich der Umsatzsteuer für jeden Kalendermonat gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG - mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden, gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG .

Eine wichtige Änderung ergibt sich für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2005 beginnen: Die 1 %-Regelung ist nur für Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens - also Fahrzeuge, deren betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt - anwendbar. In diesem Fall hat der Steuerpflichtige also weiterhin die Wahl, ob er die 1 %-Regelung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG oder die Fahrtenbuchmethode gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG in Anspruch nimmt. Befindet sich ein Kraftfahrzeug im gewillkürten Betriebsvermögen - dies ist bei einer betrieblichen Nutzung von 10 % bis 50 % der Fall -, kommen die 1 %-Regelung und die Fahrtenbuchmethode nicht länger zur Anwendung. Vielmehr ist der Entnahmewert nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG zu ermitteln (Teilwert) und mit den auf die geschätzte private Nutzung entfallenden Kosten anzusetzen. Dieser Nutzungsanteil ist vom Steuerpflichtigen im Rahmen allgemeiner Darlegungs- und Beweislastregelungen nachzuweisen, das heißt glaubhaft zu machen. Hierfür soll nach der Gesetzesbegründung die Führung eines Fahrtenbuches nicht zwingend erforderlich sein.

Wird ein nicht zum Betriebsvermögen gehörender PKW auch für betriebliche Fahrten genutzt, so können die Aufwendungen einschließlich der AfA, die durch die betriebliche Nutzung entstehen, als Betriebsausgaben abgesetzt werden (Nutzungseinlage). Die Bewertung der Nutzungseinlage erfolgt mit den auf die betriebliche Fahrten entfallenden Aufwendungen (inkl. AfA) oder mit pauschalen Kilometersätzen. Pauschal können derzeit 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Da das Aufteilungs- und Abzugsverbot nur im Verhältnis zu solchen Kosten der privaten Lebensführung gilt, die steuerlich nicht abziehbar sind, sind die o.g. Aufwendungen - ggfs. griffsweise - in Werbungskosten/Betriebsausgaben und Sonderausgaben/außergewöhnliche Belastungen aufzuteilen.

Die Steuern vom Einkommen, (veranlagte Einkommensteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag), die sonstige Personensteuern sowie (Vermögensteuer, Erbschaft-/Schenkungsteuer) die Umsatzsteuer für Umsätze, die Entnahmen sind, und die Vorsteuerbeträge auf Aufwendungen, für die das Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 EStG oder des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 - 5, 7 oder Abs. 7 EStG gilt, dürfen weder bei den einzelnen Einkunftsarten noch vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden.

Das Abzugsverbot des § 12 Nr. 3 EStG gilt auch für die auf die nicht abziehbaren Steuern entfallenden Nebenleistungen. Steuerliche Nebenleistungen ( Säumniszuschläge , Verspätungszuschläge , Zinsen, Kosten Zwangsgelder , vgl. § 3 Abs. 3 AO ) teilen also das Schicksal der zugrunde liegenden Steuer.

Stehen die Nebenleistungen im Zusammenhang mit abziehbaren Steuern (z.B. Säumniszuschläge wegen verspäteter Zahlung von Gewerbesteuer), so sind sie grundsätzlich wie die Steuer selbst abziehbar.

Geldstrafen , die von einem inländischen Gericht verhängt wurden, dürfen weder bei der Ermittlung der Einkünfte noch beim Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden.

Das Abzugsverbot des § 12 Nr. 4 EStG gilt nicht für Strafverteidigungs- und Strafverfahrenskosten. Wurde die dem Strafverfahren zugrunde liegende Tat in Ausübung der betrieb-/beruflichen Tätigkeit gegangen, sind die Kosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar. Beruht die dem Strafverfahren zugrunde liegende Tat auf privaten Gründen oder ist sie sowohl privat als auch betrieblich/beruflich veranlasst, sind die Kosten nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung ( § 12 Nr. 1 EStG ).

Dem Abzugsverbot des § 12 Nr. 4 EStG unterliegen auch sonstige Rechtsfolgen vermögensrechtlicher Art, bei denen der Strafcharakter überwiegt sowie Leistungen zur Erfüllung von Auflagen oder Weisungen, soweit die Auflagen oder Weisungen nicht lediglich der Wiedergutmachung des durch die Straftat verursachten Schadens dienen.

Ausgaben für Umlaufvermögen werden bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG im Jahr der Verausgabung gewinnwirksam. Ein Abzug in späteren Jahren ist auch dann ausgeschlossen, wenn der Steuerpflichtige fälschlich davon ausgegangen ist, es handele sich bei dem angeschafften Wirtschaftsgut um Privatvermögen.

Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG können Anschaffungskosten oder Herstellungskosten für ein zum Umlaufvermögen gehörendes Grundstück, die im Jahr der Zahlung nicht geltend gemacht worden sind und infolge der Bestandskraft der entsprechenden Veranlagung auch in diesem Jahr nicht mehr geltend gemacht werden können, nicht ohne weiteres im Jahr der ersten "offenen" Veranlagung abgezogen werden. Das gilt auch dann, wenn der Abzug unterblieben ist, weil der Steuerpflichtige fälschlich davon ausgegangen ist, es handle sich bei dem angeschafften Wirtschaftsgut um Privatvermögen (BFH, 30.06.2005 - IV R 20/04, StED 2005, 590).

Die Regelung bezüglich des Zeitpunkts des Betriebsausgabenabzugs wird allerdings durch eine Gesetzesänderung in 2006 insofern eingeschränkt, als dass Anschaffungs- und Herstellungskosten

nun doch erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder der Entnahme als Betriebsausgabe abzugsfähig sind ( § 4 Abs. 3 S. 4 EStG ). Dies gilt für die Wirtschaftsgüter, die nach Inkrafttreten des "Gesetzes zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen" angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden.

Betriebsausgabenpauschale bei der Ermittlung der Einkünfte aus hauptberuflicher selbstständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit, aus wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit sowie aus nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit:

Es bleibt unbenommen, etwaige höhere Betriebsausgaben im Einzelnen nachzuweisen (Bay. Landesamt für Steuern,Vfg., 31.10.2005 - S 2144 - 8 St 32/St 33, DStR 2005, 2079 unter Verweis auf das BMF-Schreiben vom 21.01.1994 - IV B 4 - S 2246 - 5/94, BStBl I 1994, 112).