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Steuer-Lexikon

Aufbewahrungsfristen


  • Allgemeines
    Mit dem Steueränderungsgesetz 1998 wurden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 6 auf 10 Jahre verlängert. Da nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, gehören hierzu alle Belege, die Grundlage für eine Buchung darstellen. Je nach Art des Geschäftsvorfalls kommen hierfür insbesondere in Betracht :
    Eingangsrechnungen, Durchschriften der Ausgangsrechnungen, Gebühren- und Kostenbescheide, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Reisekostenabrechnungen, interne Buchungsbelege, Eigenbelege etc.
  • Lohnunterlagen

    • Aufbewahrungpflichten/ABC
      Die folgende Übersicht enthält die Aufbewahrungsfristen nach Handelsrecht und nach Steuerrecht für die Unterlagen, die im Geschäftsleben üblicherweise vorkommen:
      Aufbewahrung
      Stichwort
      nach Handelsrecht nach Steuerrecht
      Arbeitsanweisungen zu Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten, Konzernabschlüssen und Konzernberichten Pflicht für Kaufmann:10 Jahre Beginn: Schluss des jeweiligen Kalenderjahres (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) Beginn: Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, falls nach Steuergesetzen nicht kürzere Frist vorgesehen. Kein Ablauf, solange Unterlagen für Steuer Bedeutung haben,für die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 1, 3 u. 4 AO)
      Aufzeichnungen Pflicht für alle Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Anhang zum Jahresabschluss(§ 264 HGB) Pflicht für Kapitalgesellschaft: 10 JahreAnsonsten wie bei Jahresabschluss Wie bei Arbeitsanweisungen
      Außenprüfung Unterlagen Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
      Anträge des Steuerpflichtigen Unterlagen Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
      Buchungsbelege Dokumente über die einzeln zu erfassenden Vorgänge als Grundlagen für Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB, Bilanz sowie GuV-Rechnung: Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge usw Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Entstehung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 JahreAnsonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Bilanz Pflicht: 10 JahreAnsonsten wie bei Jahresabschluss Pflicht: 10 JahreAnsonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Bußgeldrechtliche Ermittlungen soweit anhängig, Unterlagen Kein Fristablauf, soweit vonBedeutung
      Datenträger
      - von Handelsbüchern, Inventaren, Konzernlageberichten einschl. der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen oder Organisationsunterlagen; jedoch nicht von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen Pflicht für Kaufmann: 10 JahreBeginn: Schluss des Kalenderjahres der Dokument-Entstehung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr, 1, Abs. 2 AO)Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      - von Handelsbriefen 6 Jahre. Beginn wie zuvor 6 Jahre. Ansonsten wie zuvor
      - Buchungsbelegen 10 Jahre 10 Jahre
      Eröffnungsbilanz Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Feststellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeits- anweisungen
      Gehaltsabrechnungen Wie Handelsbücher Wie Arbeitsanweisungen
      - soweit Bilanzunterlage Pflicht: 10 Jahre Pflicht: 10 Jahre
      - soweit Buchungsbeleg Pflicht: 10 Jahre Pflicht: 10 Jahre
      Gewinn- und Verlustrechnung(§ 242 Abs. 2 HGB) Wie bei Jahresabschluss Wie bei Arbeitsanweisungen
      Handelsbücher Grund-, Haupt- und Nebenbücher - gebunden, Karteien, Listen; Schriftstücke einer Offenen-Posten-Buchführung (§ 238f HGB) Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Handelsbriefe empfangene u. abgesandte, Handelsgeschäfte i.S.v. §§ 343 ff. HGB betreffend. (Kopien, Durchschriften, Abdrucke, Abschriften oder sonstige wörtl. Wiedergaben auf Schrift-, Bild-, oder anderen Datenträgern) Pflicht für Kaufmann: 6 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Absendung oder des Empfangs (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen: 6 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Inventare (§ 240 HGB) Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Jahresabschluss Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Feststellung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Journale Wie Handelsbücher Pflicht: 10 Jahre Wie Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
      Kassenbücher und Kassenblätter Wie Handelsbücher Pflicht: 10 Jahre Wie Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
      Kontenpläne und Kontenplanänderungen Wie Jahresabschluss Pflicht: 10 Jahre Wie Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
      Konzernabschluss (§ 290 HGB) Pflicht für Kapitalgesellschaft: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Konzernlagebericht(§§ 290, 350 HGB) Wie bei Konzernabschluss 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Lagebericht Darstellung des Geschäftsverlaufs u. der Lage der Kapitalgesellschaft(§ 289 HGB) Pflicht für Kapitalgesell- schaft: 10 Jahre Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Organisationsunterlagen zu Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten, Konzernabschlüssen, Konzernlageberichten (Kontenpläne und ihre Änderungen, Programm- u. Systemdokumentationen wie Ablaufdiagramme, Blockdiagramme u.ä.) Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre Beginn: Schluss des betreffenden Kalenderjahres(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB) 10 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Wie Jahresabschluss Pflicht: 10 Jahre Wie Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
      Schreiben im Rahmen des Unternehmens Wie bei Handelsbriefen
      - soweit sie Handelsgeschäfte betreffen Wie bei Handelsbriefen Nur Pflicht, soweit Geschäftsbriefe i.S.v
      - soweit sie keine Handelsgeschäfte betreffen Keine Pflicht § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
      Steuererklärungen, Steuerbescheide Wie Buchungsbelege Pflicht: 10 Jahre Wie bei Arbeitsanweisungen Pflicht: 10 Jahre
      Steuerstrafrechtliche Ermittlungen soweit anhängig, Unterlagen Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
      Rechtsbehelfsverfahren schwebendes oder auf Grund Außenprüfung zu erwartendes, Unterlagen Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
      Zwischenabschlüsse freiwillige Keine Pflicht Pflicht für alle Buchführungs- u. Aufzeichnungspflichtigen: 6 Jahre(§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)
      Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung Pflicht: 6 Jahre Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen
      Verträge (soweit handels-/ steuerrechtlich von Bedeutung) Wie Buchungsbelege Pflicht: 10 Jahre Wie Arbeitsanweisungen: Pflicht: 10 Jahre (nach Vertragsende)
      Vorläufige Steuerfestsetzung Unterlagen (§ 165 AO) Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
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