Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag ab 2008 zur Ermittlung der Übernachtungskosten stets um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Damit wird die bisherige Rechtslage zur Ermittlung der steuerlich relevanten Übernachtungskosten im Ausland ab 2008 auf Inlandssachverhalte übertragen. Somit ergibt sich bei Inlandssachverhalten anstelle des bisherigen Abzugsbetrags von 4,50 EUR ein Kürzungsbetrag von 4,80 EUR (20 % von 24 EUR).

Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z.B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %; für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht zu mindern, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Diese Mahlzeiten sind (bis zu einem Wert von 40 EUR für die einzelne Mahlzeit) mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn anzusetzen (R 9.6 LStR).

Eine Änderung durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist die Verminderung des Umsatzsteuersatzes ab dem 01.01.2010 auf 7 % für kurzfristige Beherbergungen bis zu sechs Monaten ( § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG ). Das betrifft sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen. Der ermäßigte Satz gilt aber nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen. Das betrifft insbesondere u.a. die Verpflegung (wie das Frühstück), TV-Nutzung, Mini-Bar, Wellnessangebote usw.

Durch die unterschiedlichen Steuersätze müssen Beherbergungsunternehmen ab 2010 in Rechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung (7 %) die Nebenleistungen für Verpflegung (19 %) grds. gesondert ausweisen. Die Änderung betrifft auch Pauschalen für Tagungen mit Übernachtung. Das Beherbergungsunternehmen muss die Preisanteile dem jeweiligen Steuersatz zuordnen. Es ergeben sich Folgewirkungen für Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen. Ein in der Rechnung gesondert ausgewiesenes Frühstück muss in der angegebenen Höhe und darf nicht mehr pauschal in Höhe von 4,80 EUR vom Rechnungsbetrag gekürzt werden. Nur die verbleibenden Hotelkosten können grds. als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden.

Diese Auswirkung auf die Lohnsteuer ist offensichtlich nicht bedacht worden. Das BMF hat deshalb Vereinfachungsregelungen zugelassen (BMF, 05.03.2010 - IV D 2 - S 7210/07/10003).

Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor, so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 Euro) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.

Bei ausländischen Arbeitnehmern , die von ihrem Mutterkonzern z.B. für eine auf drei Jahre befristete Tätigkeit nach Deutschland entsendet werden, um nach Ablauf der Frist wieder in ihr Heimatland zur ursprünglichen Tätigkeitsstätte zurückzukehren, handelt es sich auf der Grundlage der LStR um eine Auswärtstätigkeit . Es stellt sich die Frage der Berücksichtigung von Unterkunftskosten und der Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 16 EStG , da i.d.R. auch die Familie des Arbeitnehmers in der Wohnung bzw. dem Haus untergebracht ist. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen ( R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR ).