Ab dem Kalenderjahr 2004 müssen Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung - auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto - Lohnsteuerbescheinigungen spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung übermitteln (
§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG , elektronische Lohnsteuerbescheinigung). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (eTIN) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (
§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG ).
Die vom Arbeitgeber übermittelten Lohnsteuerbescheinigungsdaten werden den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit des Arbeitnehmers zugeordnet. Diese Zuordnung und die Übernahme auf Grund einer Steuererklärung erfolgt bundesweit - unabhängig von der Steuernummer des Arbeitnehmers - über das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal, die sog. eTIN (electronic Taxpayer Identification Number). Dieses ist vom Arbeitgeber nach amtlicher Regel aus Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers zu bilden und zu verwenden (
§ 41b Abs. 2 EStG ). Die eTIN wird, wie beschrieben, mittelfristig durch die sog. Identifikationsnummer abgelöst.
Der Arbeitgeber muss die eTIN mit den an die Finanzverwaltung übermittelten Daten dem Arbeitnehmer auf einem Papierausdruck nach amtlich bestimmtem Muster mitteilen oder elektronisch bereitstellen. Die so mitgeteilten Daten sind Grundlage für die Eintragungen des Arbeitnehmers in der Anlage N der Einkommensteuererklärung. Ab Herbst 2008 hinzugekommen ist die sog. Identifikationsnummer , die vom Bundeszentralamt für Steuern für jeden Bundesbürger vergeben wird und den Büger von der Geburt an lebenslang bei sämtlichen Kontakten mit dem Finanzamt begleiten wird.
Eine Anmeldung des einzelnen Arbeitgebers zur elektronischen Datenübermittlung ist zur Zeit nicht erforderlich. Erforderlich ist nur eine Software zur Datenübermittlung mittels ELSTER (ELektronische STeuerERlärung).
Die eTIN wird aus dem Vornamen, Namen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers automatisch von der ELSTER-Software gebildet.
Alle Eintragungen, die der Arbeitgeber früher auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vornehmen musste, werden nunmehr elektronisch an das Finanzamt übertragen. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber Daten zu übermitteln, die in
§ 41b EStG beschrieben sind (
R 41b LStR ). Zur Lohnsteuerbescheinigung von öffentlichen Kassen siehe
R 41b Abs. 4 LStR .
Hat der Arbeitnehmer bei Abschluss des Lohnkontos keine Lohnsteuerkarte vorgelegt, so hat der Arbeitgeber eine besondere Lohnsteuerbescheinigung auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erstellen (
§ 41b Abs. 3 Satz 2 EStG ).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinem Arbeitnehmer bei vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses die Lohnsteuerkarte (§ 41b Abs. 1 Satz 4 EStG) und den Ausdruck der elektronischen die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 3 Satz 3 EStG) auszuhändigen.
Dabei ist Folgendes zu bescheinigen:
Dauer des Dienstverhältnisses im Kalenderjahr ( Ziff. 1 )
Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn - Anzahl der Großbuchstaben "U" ( Ziff. 2 )
-
zusätzlich die Eintragung der Großbuchstaben "S", "B" oder "F".
-
S - wenn ein sonstiger Bezug bezahlt wurde, der Arbeitslohn aus einem vorhergehenden Arbeitsverhältnis aber nicht bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wurde
B - wenn der Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Vorsorgepauschale nach
§ 10c Abs. 3 EStG zu besteuern war (die Eintragungspflicht ist ab 2010 aufgehoben)
-
F - bei steuerfreier Sammelbeförderung von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstelle.
Höhe des Arbeitslohns ( Ziff. 3 )
Summe des Bruttoarbeitslohns (inkl. Sachbezüge) jedoch ohne Abzug des Versorgungsfreibetrags, Altersentlastungsbetrags, Tariffreibetrages oder Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte. Nicht zum bescheinigten Bruttoarbeitslohn gehören Abfindungen und Entschädigungen mit ermäßigtem Steuersatz (
§ 34 EStG ), steuerfreie Bezüge, pauschalbesteuerte Bezüge, Arbeitslohn für mehrere Jahre.
die einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ( Ziff. 4-7 ), nach Verrechnung mit im Lohnsteuer-Jahresausgleich bereits erstatteten Beträgen. Nicht bescheinigt werden an dieser Stelle die Steuerabzugsbeträge die auf Arbeitslohn für mehrere Jahre entfallen. Ziff 7 ist nur auszufüllen, wenn nach den Angaben der Lohnsteuerkarte die Ehegatten unterschiedlichen Konfessionen angehören.
Versorgungsbezüge i.S.d.
§ 19 Abs 2 EStG (
Ziff. 8 )
Das sind Versorgungsbezüge, die zum Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 gehören und für die ein Versorgungsfreibetrag abgezogen werden kann.
Versorgungsbezüge für mehrere Jahre (
Ziff. 9 )
Einzutragen sind hier Versorgungsbezüge für die neben dem Versorgungsfreibetrag auch die Tarifermäßigung (Fünftelregelung) des
§ 34 Abs 1 EStG in Betracht kommt, weil es um Bezüge für mehrere Jahre handelt, z.B. Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, Jubiläumszuwendungen wegen eines Geschäftsjubiläums an Werkspensionäre.
Arbeitslohn für mehrere Jahre ( Ziff. 10 )
Hierzu gehört Arbeitslohn der unter § 34 Abs. 1 EStG fällt und ermäßigt besteuert wird.. Z.B. Vorauszahlungen, Nachzahlungen für mehr als 12 Monate oder steuerpflichtige Jubiläumszuwendungen. Diese Arbeitslohnteile dürfen nicht im Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 bescheinigt werden.
steuerbegünstigte Entschädigungen (
Ziff. 10 )
Einzutragen ist Arbeitslohn, der als Entschädigung (
§ 24 EStG ) gemäß § 34 Abs. 1 EStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, z.B. der steuerpflichtige Teil von Abfindungen. Dieser Arbeitslohn darf nicht im Bruttoarbeitslohn lt. Ziff 3 bescheinigt werden.
Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer für Ziff. 9-10 ( Ziff. 11-14 )
hier sind nur die Steuerabzugsbeträge zu bescheinigen, die auf den Arbeitslohn für mehrere Jahre, Versorgungsbezüge für mehrere Jahre und Entschädigungen entfallen. Sie dürfen nicht in den Ziffern 4-7 enthalten sein.
Lohnersatzleistungen, die der Arbeitgeber auszahlt ( Ziff. 15 )
-
Kurzarbeitergeld
-
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
-
Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetzgesetz
-
Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge nach dem Altersteilzeitgesetz
freigestellter Arbeitslohn ( Ziff. 16 ),
für den nach Doppelbesteuerungsabkommen oder Auslandstätigkeitserlass keine Lohnsteuer einbehalten wurde.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ( Ziff. 17 ). Dies ist der Fall, wenn Job-Tickets unter die Freigrenze von 44 EUR (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) fallen oder bei Verkehrsunternehmen, wenn der geldwerte Vorteil nach Abzug des Rabattfreibetrages (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG) steuerfrei bleibt.
Für die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse und vergleichbare Sachleistungen besteht Eintragungspflicht (
§ 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG ) und nicht lediglich eine Empfehlung zur Eintragung. Werden keine oder falsche Eintragungen vorgenommen, haftet der Arbeitgeber für die falsche Einkommensteuer bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers (§ 42d Abs. 1 Nr. 3 EStG). Werden die Leistungen individuell besteuert oder erfolgen keine Leistungen, sollte dies in der Ziff. 18 durch einen waagerechten Strich oder eine NULL kenntlich gemacht werden.
Ziff. 19 : Ab 2005 müssen hier der nicht ermäßigt besteuerte Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die nicht ermäßigt besteuerten Entschädigungen (Abfindungen) eingetragen werden.
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten (= frühere
Einsatzwechseltätigkeit ,
Fahrtätigkeit und
Dienstreisen) (
Ziff. 20 ) . Hierbei handelt es sich grds. um Pflichteintragungen (
§ 41b Abs. 1 Nr. 10 EStG ). Werden keine oder falsche Eintragungen vorgenommen, haftet der Arbeitgeber für die falsche Einkommensteuer bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers (
§ 42d Abs. 1 Nr. 3 EStG ). Werden die Leistungen individuell besteuert oder erfolgen keine Leistungen, sollte dies in der Ziff. 20 durch einen waagerechten Strich oder eine NULL kenntlich gemacht werden.
steuerfreie Zahlungen bei doppelter Haushaltsführung ( Ziff. 21 ). Hierbei handelt es sich ebenfalls um Pflichteintragungen (§ 41b Abs. 1 Nr. 10 EStG). Werden keine oder falsche Eintragungen vorgenommen, haftet der Arbeitgeber für die falsche Einkommensteuer bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers (§ 42d Abs. 1 Nr. 3 EStG). Werden die Leistungen individuell besteuert oder erfolgen keine Leistungen, sollte dies in der Ziff. 21 durch einen waagerechten Strich oder eine NULL kenntlich gemacht werden.
Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen ( Ziff. 22 ).
Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen ( Ziff. 23 ).
steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung ( Ziff. 24 ).
Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag (ohne gesetzliche Rentenversicherungen) ( Ziff. 25 ).
das ausgezahlte Kindergeld ( Ziff. 26, ab 2010 Zeile 33 ).
ab 2010 wird die Lohnsteuerbescheinigung noch differenzierter :
Ziffer 25 : Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung
Ziffer 26 : Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung
Ziffer 27 : Arbeitnehmerbeiträge zurArbeitslosenversicherung
Ziffer 28 : Nachgewiesene Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
Nach der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung kann der Arbeitnehmer eine Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr verlangen (BFH, 13.12.2007 - VI R 57/04, BStBl. II 2008, 434).
Das BMF-Schreiben vom 22.08.2008 (BMF, 22.08.2008 - IV C 5 - S 2378/08/10002) regelt die Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber und gibt die Muster des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2009 bekannt. Die Bekanntgabe der Muster für 2010 erfolgte mit BMF-Schreiben vom 26.08.2009 (BMF, 26.08.2009 - IV C 5 -S 2378/09/10002).
Arbeitgeber erhielten hinsichtlich der Verwendung der neuen steuerlichen Identifikationsnummer ein Jahr Schonfrist. Nach dem BMF-Schreiben vom 28.11.2008 (IV C 5 - S 2378/0, BStBl I 2008, 992) gilt Folgendes: Da nicht alle Lohnsteuerkarten für 2009 die Identifikationsnummer enthalten, ist für die Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2009 das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal (eTIN) zu verwenden.
Ab 2010 ist die
Verwendung der Identifikationsnummer vorgesehen. Das BMF-Schreiben vom 09.11.2009 (IV C 5 - S 2378/09/10004) enthält Hinweise zur erstmaligen Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer. Ab dem 01.11.2010 ist eine Verwendung der eTIN nur noch zulässig, wenn die steuerliche Identifikationsnummer auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers nicht eingetragen ist, der Arbeitnehmer sie nicht mitgeteilt hat und die Ermittlung der Identifikationsnummer des Arbeitnehmers im Rahmen der voraussichtlich ab April 2010 zur Verfügung stehenden Anfragemöglichkeit durch den Arbeitgeber (
§ 41b Absatz 2 Satz 5 bis 8 EStG ) nicht zum Erfolg geführt hat. Des Weiteren ist ab dem 01.11. 2010 eine Verwendung der eTIN noch zulässig in Fällen der bloßen Korrektur einer mit eTIN unrichtig übermittelten Lohnsteuerbescheinigung (
R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR ). Das hat seinen Grund darin, dass eine erneute Übermittlung nur dann als Korrektur erkannt werden kann, wenn das vorher verwendete steuerliche (Ordnungs-) Merkmal unverändert beibehalten wird.
