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Lexikon der Unternehmensführung - Organisation

Checkliste


Checklisten sind ein hilfreiches Mittel bei der Koordination und Überprüfung geplanter Abläufe. Sie haben sich insbesondere in der kurzfristigen Organisation bewährt. Dem Organisierenden können sie eine gewisse Sicherheit geben und ihn daran erinnern, welche Punkte im Einzelnen zu beachten sind. Der Umfang einer Checkliste ist abhängig von der Art und Größe des zu organisierenden Vorhabens. Spezielle Checklisten werden am besten von Mitarbeitern entworfen, die über Erfahrung in der Organisation des betreffenden Vorhabens verfügen. Hilfreich ist es, sich den Ablauf schrittweise vorzustellen. Durch Gruppenarbeit kann am besten sichergestellt werden, dass nichts vergessen wird. Nach der Durchführung des Vorhabens sollte die Checkliste, wenn nötig, um zusätzliche Punkte erweitert werden.
Checklisten werden im Allgemeinen eingesetzt, um alle Einflussgrößen oder Aktivitäten zu erfassen, die für die Erledigung von Aufgaben oder die Durchführung eines Vorhabens erforderlich sind. Durch diese Form der Zusammenstellung soll sichergestellt werden, dass keine wesentlichen Einflussfaktoren/Aktivitäten ausgelassen oder übersehen werden und die einzelnen Aktivitäten sich in die Gesamtaufgabe einordnen. Daher eignen sich Checklisten hervorragend für die Projektsteuerung.
Je nach Verwendungszweck und Einsatzgebiet liegen bereits standardisierte Checklisten vor (z.B. Checkliste zur Prüfung von Instandhaltungsrichtlinien in der VDI-Richtlinie Nr. 4003), oder der Nutzer entwickelt selbst die gewünschte Checkliste problemorientiert.
Checklisten sind neben Lastenheften auch ein bewährtes Hilfsmittel, um Kundenanfragen zu erfassen, deren Anforderungen zur Kenntnis zu nehmen und in Innovationsprozessen zu realisieren. Die Wünsche potenzieller Kunden sollen mit möglichst geringem Aufwand und vollständig ermittelt werden, um durch eine Anfragebewertung die Bestimmung der Angebotsform vorzunehmen. Es sind vom Kunden zahlreiche Informationen nicht nur für die Angebotserstellung, sondern auch für die Übernahme des Auftrags einzuholen. Als Hilfsmittel zur Vermeidung von Doppelarbeit und Rückfragen haben sich Checklisten bewährt.
Der (zukünftige) Produzent erarbeitet die Checklisten unternehmensintern, denn sie müssen jeweils produktspezifisch erstellt werden. In den Checklisten müssen produktabhängige Fragen zu allen Kenngrößen und Daten enthalten sein, die die technische Ausführung des nachgefragten Produkts beeinflussen. Sie bieten den Vorteil, dass mit ihrer Hilfe das Kundenproblem umfassend beschrieben wird und keine wesentlichen Einflüsse unberücksichtigt bleiben.
Demgegenüber ist der Aufwand für die Erstellung solcher Checklisten relativ hoch, daher sollte anhand bestimmter Kriterien geprüft werden, ob er überhaupt gerechtfertigt ist:
  • hoher Anteil an Varianten- und Anpassungskonstruktionen,
  • hohe Anzahl von Anfragen,
  • häufige Rückfragen,
  • hohe Erzeugniskomplexität.
(Vgl. Eversheim, W. (1990): Organisation in der Produktionstechnik, Bd. 2: Konstruktion. Düsseldorf, S. 22)
Auf jeden Fall empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen in Teilschritten, um die wesentlichen Einflussgrößen vollständig zu erfassen.
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