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Lexikon der Unternehmensführung - Organisation

Groupware


Ein wachsender Teil von Arbeitsaufgaben kann nur noch kooperativ erledigt werden und bestimmte Organisationskonzepte unterstützen diese kooperative Arbeit. Auch technische Hilfsmittel, insbesondere der Computer, kommen zur Unterstützung in Betracht.
Diese technischen Hilfsmittel zur Organisation kooperativer Arbeit werden als Groupware bezeichnet, da mit ihrer Hilfe kooperative Arbeit computergestützt erfolgen kann.
Groupware stellt Mehrbenutzersoftware dar, die es gestattet, Informationen zwischen den Mitgliedern einer Gruppe oder zwischen Gruppen auszutauschen und in gemeinsamen Speichern koordiniert zu bearbeiten und zu verwalten. Hauptanwendungsfeld der Groupware ist die integrierte Bürokommunikation , die eine Dokumenten- bzw. Vorgangsbearbeitung durch verschiedene Personen/Stellen im Unternehmen erfordert.
Der entscheidende Vorteil von Groupware besteht in der Möglichkeit einer zeitgleichen und zeitversetzten Zusammenarbeit, mit der sich räumliche und zeitliche Distanzen überwinden lassen .
Folgende Tabelle enthält eine Übersicht über im Einsatz befindliche Groupware:
Anwendungsfeld zeitversetzt zeitgleich
Kommunikation Elektronischer Datenaustausch per E-Mail, Datentransfersysteme, Electronic White Boards Videokonferenzen Bildtelefone
Speichern und Bearbeiten von Dokumenten gemeinsame Datenbanken, Hypertextsysteme Sitzungsunterstützungssysteme, Shared Window/Displays Shared Application
Aus organisatorischer Sicht sind einige Hinweise für die Nutzung von Groupware bedeutsam:
  • Groupware soll organisationsneutral sein, d.h. sie soll keine bestimmte organisatorische Lösung vorschreiben, sie sollte ebenso wie die betriebliche Organisation flexibel sein.
  • Die Einführung von Groupware sollte nicht der Auslöser zur Veränderung organisatorischer Strukturen sein. Vor ihrer Einführung sollte eine Informations- und Kommunikationsanalyse durchgeführt werden, um Schwachstellen aufzudecken. Groupware eignet sich unter diesen Bedingungen, um Koordinierung und Aushandlung unter den Beteiligten zu fördern.
  • Groupware soll die Transparenz der Organisation fördern, indem sich mit ihrer Hilfe Bearbeitungsvorgänge und Aktivitäten verfolgen lassen.
Groupware muss so gestaltet sein, dass sie Möglichkeiten zur Autonomiesicherung für Gruppen und Personen vorsieht und den Zugriff definiert. Groupware kann den persönlichen sozialen Kontakt der Beteiligten nicht ersetzen, sondern unterstützt Abstimmungsprozesse und Kooperation.
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