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Lexikon der Unternehmensführung - Organisation

Projektmanagement


Projektmanagement ist die gesamte Planung , Steuerung und Kontrolle von Projekten; das schließt die Koordination der an Projekten beteiligten Stellen ein. Projekte kommen zu Stande, wenn besondere oder zusätzliche, zeitlich befristete Aufgaben, z.B. größere Aufträge, die Einführung eines neuen Produkts oder die Reorganisation von Teilbereichen des Unternehmens, bewältigt werden müssen. Bei ihrer Durchführung arbeiten mehrere Stellen zusammen ( Teammodelle ). Der Gegenstand eines Projekts kann sich an Funktionen, Objekten oder Produkten orientieren.
Der Ablauf eines Projekts kann in mehrere Phasen unterteilt werden:
  • Suche nach Ansatzpunkten ("Wie ist was zu verbessern?")
  • Suche nach Alternativen
  • Bewertung der Alternativen
  • Wahl einer Alternative
  • Konkrete Ausarbeitung der Alternative
  • Fertigung eines Prototyps und Erprobung (bei Produkten)
  • Umsetzung oder Start der Fertigung (bei Produkten)
  • Überwachung der Neueinführung (bei Maschinen auch: Wartung und Instandhaltung)
  • Bei Maschinen nach Beendigung der Produktion: Entsorgung oder Umbau
  • Bei fehlgeschlagenen Umstrukturierungen: Strukturen neu überdenken
Für Projekte werden i.d.R. sinnvollerweise Ablaufpläne erstellt. Sie enthalten z.B. Angaben über die Zeitvorgaben (Länge des Projekts, Zeit je Phase oder Aufgabe) sowie über finanzielle Mittel, die dem Projekt zugewiesen werden. Bei kleineren Projekten lässt sich die Zeitvorgabe mittels eines Balkendiagramms erfassen, bei größeren Projekten ist ein Netzplan vorteilhafter. Er enthält detaillierte Angaben über die Zeit und die einzelnen Tätigkeiten der Projektbeteiligten.
Neben der vorhandenen Organisationsstruktur wird zur Durchführung der Projekte eine spezielle Projektorganisation zur Koordination aller Tätigkeiten geschaffen. Dazu zählen Kompetenz und Verantwortung für das Erreichen des Projektziels sowie die Kosten- und Terminplanung . Innerhalb der Projektorganisation wird bestimmt, wer die Projektleitung übernimmt (Leiter oder Leitungsteam) und wie lange ein Projekt andauert. Projekte können auch von einzelnen Abteilungen unter Leitung des Abteilungsleiters durchgeführt werden.
  • Es gibt folgende Formen der Projektorganisation :
    1. a.
      Temporäre Einrichtung
      Die Projekte bestehen nur über einen festgelegten Zeitraum. Der Projektleiter ist vorübergehend seiner ursprünglichen Position enthoben ( Teammodelle )
    2. b.
      Permanente Einrichtung
      Einrichtung einer Projektleitungsstelle, die unterschiedliche Projekte koordiniert. Der Projektleiter ist seiner ursprünglichen Position enthoben.
  • Bei der Integration der Projekte in die vorhandene Organisationsstruktur sind im Wesentlichen drei Formen zu unterscheiden:
    1. a.
      Stabs-Projektmanagement (Projektkoordination)
      Das Projekt wird den entsprechenden Abteilungen als nur beratender Stab angegliedert. Die Entscheidungen werden auf übergeordneten Ebenen getroffen. Diese Form wird meistens bei einmaligen Projekten gewählt oder bei Projekten, die weniger wichtig erscheinen.
    2. b.
      Autonomes Projektmanagement
      Parallel zur eindimensionalen Linienstruktur ( Linienorganisation ) etabliert sich eine weitere Struktur. Hier werden Teams gebildet, deren Teilnehmer Aufgaben innerhalb der "normalen" Hierarchie (des Liniensystems) wahrnehmen, aber nicht mehr den Anordnungen des Linienvorgesetzten folgen. Sie nehmen nur innerhalb des Projekts Weisungen entgegen. Diese Form wird bevorzugt bei als besonders wichtig eingestuften Projekten gewählt.
    3. c.
      Die Projektmitglieder sind weiterhin an ihrer ursprünglichen Stelle tätig. Sie müssen daher von beiden Seiten Weisungen entgegennehmen. Hier entstehen häufig Probleme im Weisungsgefüge.
      Aus der Zusammenführung der Projektarbeit mit der Linienorganisation ergeben sich häufig Probleme. Während die Ziele der Linienorganisation darin bestehen, das Unternehmen zu festigen und auf längere Sicht Erfolge zu gewährleisten, sind Projekte eher kurzfristig ausgerichtet. Sie dienen dazu, kurzfristig gesetzte Ziele möglichst schnell zu erreichen. Es ist zu entscheiden, ob den drängenden Problemen der Projektarbeit der Vorzug zu geben ist.
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