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Die Einträge im Lexikon sind veraltet.

Lexikon der Unternehmensführung - Organisation

Selbstmanagement


    Selbstmanagement ist die Organisation der eigenen Arbeit und des eigenen Berufsalltags. Es reicht von der Festlegung von Prioritäten über das Zeitmanagement bis hin zur Förderung der eigenen Gesundheit.
    Nicht nur für Führungskräfte ist es wichtig, Termine einzuhalten, die notwendigen Unterlagen schnellstens zu finden und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Gutes Selbstmanagement kann für Mitarbeiter aller Hierarchie -Ebenen einen Gewinn an Arbeits- und Lebensqualität bedeuten.
    Die Anforderungen an die Tätigkeit eines Managers haben qualitativ und quantitativ zugenommen; das gilt auch für den Zeitdruck. Dadurch entstehen Stress-Situationen. Für die Einschätzung, ob eine Stresssituation vorliegt, ist die persönliche Beurteilung ausschlaggebend. Wenn eine Situation gegeben ist, in der eine Person bis an die Grenze der eigenen Möglichkeiten oder darüber hinaus gefordert ist und die Situation als eine Bedrohung des eigenen Wohlbefindens empfunden wird, dann handelt es sich um Stress .
    Die Entfaltung der persönlichen Leistungsfähigkeit zur Vermeidung von Stress kann durch das Selbstmanagement vorangetrieben werden. Das Selbstmanagement umfasst insbesondere Techniken der persönlichen Willensbildung und der Kritikfähigkeit, die Entwicklung der eigenen Kreativität und Innovationsbereitschaft, das Training der persönlichen Kontakt -und Durchsetzungsfähigkeit sowie eine gesunde Lebensweise in der Freizeit.
    Ein wichtiger Faktor der Selbstorganisation ist eine gute Zeiteinteilung . Das Zeitempfinden ist individuell unterschiedlich: Während manche Personen viel Zeit und Ruhe benötigen und auch auf regelmäßige Entspannungsphasen nicht verzichten können, fühlen sich andere erst wohl, wenn sie unter permanentem Zeitdruck stehen. Jeder sollte sich ungeachtet seiner Vorlieben folgende Fragen stellen.
  • Wie und womit verbringe ich meine Zeit?
    Um herauszufinden, wie man im Einzelnen seine Zeit verbringt, kann über einen kurzen Zeitraum hinweg ein Arbeitstagebuch geführt werden, in das Zeitpunkt und Aktivität einzutragen sind, z.B.:
    Zeit Tätigkeit
    ----- -----------------------------------
    7.30 Fahrt zur Arbeit
    8.00 Post durchgehen
    8.15 morgendliche Besprechung
    9.30 Telefonat mit Herrn Muster von Muster GmbH
    Ein Arbeitstagebuch gibt später detaillierte Einblicke, an welchen Stellen Zeit vergeudet wurde. Daraus könnte folgen, dass z.B. Telefonate gezielt zusammengefasst und nicht mehr auf den Tag verteilt werden. Ziel ist, Wege und damit Zeit zu sparen.
  • Kann ich Arbeiten so organisieren, dass ich Zeit gewinne und die Zeit somit systematisch geplant ist?
    Bei kurzfristiger systematischer Zeitplanung wird an jedem Morgen oder Abend eine Liste für den folgenden Tag angelegt und enthält die Aufgaben, die am Tag erledigt werden sollten.
    Eine weiteres Mittel der methodischen Zeitplanung ist der Terminkalender . Er erleichtert die längerfristige Planung und verhilft dazu, dass die Übersicht gewahrt wird. Manche Führungskräfte führen einen Terminkalender, der in ihrem Büro offen für andere Mitarbeiter ausliegt und in den sie ihre Besprechungstermine eintragen können. Hierdurch wird die für die Terminklärung benötigte Zeit eingespart.
    Terminkalender in elektronischer Form haben den Vorteil, dass Löschungen und Verschiebungen unproblematische Weise vorgenommen werden können. Werden sie in ein Netzwerk gestellt, sind sie allgemein zugänglich. Private oder andere Termine, die nicht allgemein bekannt werden sollen, können so eingetragen (und gegebenenfalls mit einem Kennwort gesichert) werden, dass sie nur am Arbeitsplatz des Nutzers eingesehen werden können.
  • Verbringe ich mit manchen Dingen unnötig viel Zeit?
    Es sollte darauf geachtet werden, dass für jede Aufgabe nicht mehr Zeit aufgewendet wird als unbedingt nötig. Oft reicht für die Klärung einer Frage ein Telefonat statt eines persönlichen Gesprächs aus. Unterlagen sollten so geordnet werden, dass sie schnell wiederzufinden sind. Das Einordnen nimmt zwar mehr Zeit in Anspruch, als wenn die Unterlagen "irgendwo dazwischenschoben" werden, aber der scheinbare Zeitverlust wird durch das zielsichere Wiederfinden häufig mehr als ausgeglichen. Oft lassen sich auch scheinbare Totzeiten sinnvoll ausfüllen. In öffentlichen Verkehrsmitteln kann z.B. die Zeit für die Lektüre von Unterlagen genutzt werden; in Wartezeiten bietet sich die Arbeit mit Notebooks an. Das soll jedoch nicht heißen, dass jede Minute mit Arbeit ausgefüllt sein müsste. Ruhephasen ( Pausen ), in denen neue Kräfte für die Arbeit mobilisiert werden können, sind in jedem Fall einzulegen.
  • Stress

    • Strukturierung der Aufgaben
      Die Aufgaben sollten so zusammengestellt werden, dass der Mitarbeiter nicht überfordert wird und er nicht mehrere Aufgaben parallel bewältigen muss. Leistungsfähigkeit und Anforderung sollten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
    • Schulung
      Um bestimmten Aufgaben nachkommen zu können, ist häufig eine Schulung notwendig. Training und Weiterbildungsmaßnahmen bieten Sicherheit im Umgang mit den gestellten Aufgaben. Jeder Angehörige des Unternehmens sollte sich entwickeln können. Hierzu gehört auch die Möglichkeit der beruflichen Weiterentwicklung des Einzelnen im Unternehmen.
    • Beratung
      Häufig kann Stress schon abgebaut werden, wenn sich jemand als Ansprechpartner bietet, sei es privat, in der Arbeit oder in Form professioneller Hilfe. Berufstätige können von ihrem Partner, von Kollegen, Vorgesetzten, Personalexperten, Ärzten oder Karriereberatern unterstützt werden. Ein Karriereberater kann auch dann helfen, wenn ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft keinen Ausweg mehr sieht und den Arbeitsplatz wechseln will.
    • Körperliche Betätigung
      Sportliche Betätigung ist besonders gut geeignet, Stress abzubauen und einen Ausgleich zu finden. Wenn während der Arbeitszeit kaum Raum für körperliche Aktivitäten bleibt und, wie meistens der Fall, im Unternehmen kein Fitnessraum zur Verfügung steht, können lange Abendspaziergänge oder morgendliches Joggen den nötigen Ausgleich schaffen.
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